UGM Simpan 57.784 Arsip Tekstual, Usia Tertua Dari Tahun 1946

Harianjogja.com, JOGJA – Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) mampu menyimpan sebanyak 57.784 arsip tekstual sepanjang 10 tahun berdirinya instansi kearsipan kampus itu.

Beragam jenis arsip, seperti foto, kartografi, video dan arsip arsitektur tersimpan di Arsip UGM. Koleksi arsip paling lawas berangka tahun 1946, sementara ada pula koleksi keluaran tahun 2012 yang sudah jadi arsip berharga.

Promosi Apresiasi dan Berdayakan AgenBRILink, BRI Bagikan Hadiah Mobil serta Emas

Kepala Arsip UGM, Machmoed Effendhie mengatakan, banyak tantangan dalam upaya merintis adanya Arsips UGM ini. Apalagi awalnya dulu belum ada rujukan untuk mendirikan lembaga arsip, sehingga selama empat tahun, Arsip UGM dianggapnya sebagai masa pencarian identitas.

“Ketika itu belum ada prasyarat mendirikan Arsip. Kotak mie instan kita jadikan tempat simpan arsip, tapi apa yang sudah capai kini adalah hasil perjuangan dari masa lalu,” kata Machmoed, Jumat (12//20149).

Empat tahun setelah berdiri, lanjut Machmoed, Arsip UGM menata pengembangan kelembagaan lewat perbaikan sistem, manajerial, pelayanan, hingga pembentukan jaringan untuk memperkuat kelembagaan arsip universitas. Tidak heran, Arsip UGM saat ini sudah menjadi anggota International Council Archives (ICA) pada seksi Institutional Research University Archives.

“Ada dua lembaga arsip di Indonesia yang menjadi anggota, selain UGM, ada UI,” katanya.

Kendati menyebutkan perkembangan arsip di lingkungan UGM mengalami kemajuan cukup pesat, namun dosen Ilmu Sejarah UGM ini mengkritisi budaya masyarakat yang masih enggan dan kurang peduli menyimpan dokumen arsip pribadi serta belum siapnya lembaga arsip dalam menyimpan semua dokumen dari masyarakat. Berbeda dengan masyarakat Belanda yang terbiasa dan gemar menyimpan struk belanja sebanyak-banyaknya untuk diserahkan ke kantor arsip. Bahkan ada petugas atau demonstran yang langsung mengumpulkan berbagai poster setiap kali melakukan demonstrasi.

“Dengan struk belanja sebanyak itu, pemerintah bisa menghitung kemampuan ekonomi lokal setiap keluarga. Dengan poster demostrasi, juga diketahui tuntutan apa saja yang disampaikan ke pemerintah setiap tahunnya,” ungkapnya.

Dalam kesempatan serupa Sekretaris Eksekutif UGM, Gugup Kismono mengatakan lembaga arsip UGM tidak cukup hanya berpuas diri dari capaian prestasi yang didapatkannya selama ini. Menurutnya, tantangan yang dihadapi arsip UGM ke depan tidak mudah dengan tuntutan dan kebutuhan pelayanan yang makin berkualitas .

“Arsip bukan sesuatu yang remeh temeh, pada saat tertentu ia akan jadi sangat strategik. Sehingga menjadi arsiparis harus punya keahlian spesifik, didukung semangat kerja dan kekompakan untuk pengembangan lembaga ke depan,” katanya

Arsiparis dari Lembaga Arsip DIY, Burhanudin, menimpali lembaga arsip di Indonesia umumnya belum ditempatkan di posisi sebagaimana mestinya. Namun begitu dia mengapresiasi arsiparis UGM yang telah banyak melahirkan ide-ide cemerlang dalam mengelola dokumen arsip seperti menggunakan tabung yang terbuat dari pipa paralon sebagai tempat menyimpan dokumen arsip.

Sisi yang menarik, lanjut Burhanudin, dari data arsip yang dikelola Arsip UGM ini juga bisa diketahui berbagai peran civitas akademika UGM di masa lalu seperti salah satu contohnya peran Prof. Notonagoro dalam pengembangan Pancasila atau peran UGM dalam pelestarian pesut Mahakam.