Mengenal Accounting Software, 10 Manfaat Menggunakannya untuk Bisnis

Tidak ada salahnya untuk mencoba accounting software, biarkan waktu berharga fokus pada hal strategis lainnya sehingga bisnis lebih optimal.

Rabu, 28 September 2022 - 17:46 WIB Penulis: Bc Editor: Danang Nur Ihsan | Solopos.com

SOLOPOS.COM - Ilustrasi akuntan. (Istimewa)

Solopos.com, SOLO — Seiring dengan perkembangan teknologi, segala pekerjaan pun bisa dilakukan dengan lebih cepat. Tak terkecuali dengan urusan akuntansi yang mana kini sudah dipermudah dengan adanya accounting software. Dengan software ini, para akuntan akan terbantu dan kerja pun lebih maksimal.

Lalu sebenarnya apa yang dimaksud dengan accounting software ini? Untuk mengetahuinya lebih lanjut langsung saja Anda simak ulasan di bawah ini seputar pengertian accounting software dan fungsinya. Berikut ulasan lengkapnya:

Mengenal Accounting Software Secara Umum

Accounting software adalah program aplikasi yang secara khusus dirancang untuk mengelola pencatatan transaksi usaha.

Program ini memang digunakan oleh para akuntan perusahaan sehingga data-data seputar transaksi bisa lebih mudah dikelola. Beberapa data yang akan direkam oleh program ini di antaranya seperti data pembelian, penjualan, pembayaran gaji, laporan, dan data-data lainnya yang berhubungan dengan pelaporan keuangan perusahaan.

Accounting software sendiri memiliki berbagai fitur yang mana bisa dipilih sesuai kebutuhan. Karena software ini merupakan aplikasi berbayar yang tingkatan harganya berbeda-beda, bergantung pada seberapa kompleks program tersebut dalam menjalankan fungsinya.

Semakin banyak fungsi dan fitur yang ditawarkan, maka akan semakin mahal harganya. Sehingga Anda sebaiknya bijak dalam menentukan program software yang tepat untuk perusahaan.

10 Manfaat Menggunakan Accounting Software Online

Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi cloud telah merevolusi kehidupan sehari-hari. Membayar tagihan secara online, menggunakan smartphone untuk memeriksa email hingga menyimpan foto secara online.

Baca Juga: Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih Payroll Software Terbaik

Hal ini juga berdampak pada bisnis dan perkantoran, program pada accounting software online menawarkan segala fungsionalitas serta keandalan sistem yang wajib dicoba para pebisnis. Berikut manfaat accounting software online yang wajib diketahui.

1. Akses Kapan Saja

Dengan accounting software online, pebisnis dapat mengakses akun dan keuangan bisnis kapan saja, di mana saja. Berbeda halnya dengan cara manual melalui excel, akuntansi dan keuangan sangat terikat pada dokumen atau bahkan laptop tertentu.

Software juga dapat menyimpan data bisnis dan membatasi pengaksesan data sesuai perannya dalam bisnis. Data yang dienkripsi dan disimpan dengan aman dengan server cloud.

Melalui smartphone atau laptop bukan masalah selama masih ada koneksi internet. Jadi, di mana pun pebisnis berada, status bisnis selalu dapat diperiksa secara real-time.

2. Hemat Biaya

Bekerja secara online mengurangi biaya IT. Sementara sistem berbasis manual seperti excel membutuhkan investasi perangkat keras IT sekaligus pemeliharaannya, memerlukan server untuk perangkat lunak tersebut serta membayar tim IT untuk menjaga data, tentu, ini dapat menjadi biaya overhead yang begitu mahal.

Tugas yang berulang seperti faktur, penganggaran hingga pelaporan juga menambah waktu kerja karyawan, secara tidak langsung, bisnis menghabiskan uang pada hal-hal yang sebenarnya bisa lebih strategis lagi.

3. Hemat Waktu

Menurut studi yang dilakukan oleh Xero Blog kepada 230 akuntan, direktur keuangan dan staff di Afrika Selatan, accounting software dapat menghemat waktu akuntan hingga 3 jam per hari. Bagaimana bisa?

79 persen akuntan yang masih menggunakan sistem manual menghabiskan waktu antara satu hingga tiga jam per hari untuk memasukan data ke dalam sistem. Sedangkan 57 persen akuntan yang menggunakan software hanya membutuhkan waktu kurang dari satu jam sehari.

Akuntan dengan sistem manual 2x lipat lebih mungkin menghabiskan lebih dari satu jam untuk mengurus email beserta dokumen lain daripada akuntan yang sudah menggunakan accounting software.

4. Pemantauan Keuangan Berkelanjutan

Dalam sistem akuntansi manual, sebagian besar pekerjaan dilakukan pada akhir tahun ketika catatan disiapkan untuk keperluan administrasi dan penilaian pajak.

Baca Juga: Attendance Management Software: Solusi Kelola Kehadiran yang Efektif

Tetapi dengan akuntansi yang terkomputerisasi, pebisnis dapat membuat dan mengelola catatan keuangan secara terus menerus dan mendapatkan laporan kapan saja diinginkan.

Hal ini memungkinkan manajemen bisnis untuk memantau catatan keuangan bisnis dan menyelesaikan masalah lebih awal sebelum berkembang menjadi masalah besar.

Sistem akuntansi juga memberikan laporan terperinci tentang proses bisnis dan membantu pengguna memantau aliran kas bisnis, sehingga membantu pengguna menghitung laba dan mempelajari pelanggan mana yang menghasilkan pendapatan terbesar untuk bisnis.

Singkatnya, laporan keuangan dalam software membantu pengguna membuat keputusan dan mengoperasikan bisnis lebih efisien dan produktif.

Bahkan, menurut studi yang dilakukan oleh FreshBooks, proses memantau keuangan menggunakan software dapat menghemat waktu sekitar 30 menit per bulan.

5. Pengingat Jatuh Tempo

Dengan accounting software, pebisnis dapat merekam dan melacak utang serta piutang. Hal ini memungkinkan setiap bisnis mengetahui kondisi arus kas terkini serta perkiraan di masa mendatang.

Misalnya, software dapat memasukan tagihan berikut juga faktur pelanggan dan tanggal jatuh tempo sehingga pengguna mendapat laporan atau pemberitahuan tentang kapan seharusnya piutang perlu dibayarkan oleh pelanggan. Tentu, hal ini sangat menghindari keterlambatan pemasukan.

Hal ini juga diperkuat oleh studi yang dilakukan oleh FreshBooks, ketika menggunakan manual, proses pengecekan di excel memakan waktu hingga 1 menit 30 detik, sedangkan ketika sudah menggunakan software, hanya perlu memerlukan kurang dari 1 menit.

Bayangkan, ketika terdapat 20 penagihan setiap bulan, tentu bisa menghemat hampir setengah jam per bulan.

6. Meminimalkan Kesalahan

Sistem akuntansi manual meningkatkan kemungkinan kesalahan dalam perhitungannya. Tapi, salah satu manfaat accounting software yakni memberitahu pengguna jika ada ketidaksesuaian perhitungan.

Tidak jarang, accounting software yang dapat direkonsiliasikan dengan bank sehingga saldo yang terdapat dalam software harus sama seperti di rekening bisnis.

Menurut accounting web, lebih dari 73 persen akuntan telah mulai mencari dan memilih accounting software untuk mengotomatisasikan tugas akuntansi manual agar mengurangi kesalahan dan beban kerja.

7. Memantau Inventaris Bisnis

Menurut tren accounting software akhir-akhir ini, banyak software yang menghadirkan fitur seperti pengelolaan inventaris produk dan memberikan rincian terkini jumlah stok yang tersedia.

Bahkan mengotomatisasikan inventaris ketika sebuah pesanan produk sedang diproses. Perkiraan kemungkinan kehabisan stok juga dapat diberitahu sehingga tidak ada lagi cerita tiba-tiba kehabisan produk tertentu.

8. Terfokus Pada Satu Data Terpusat

Accounting software memberi manfaat bagi penggunanya untuk memusatkan proses bisnis utama serta tugas-tugas manajemen seperti laporan keuangan, proses purchasing, hingga manajemen persediaan barang.

Pengguna dapat memanfaatkan satu software untuk semua tugas, alih-alih berinvestasi pada channel atau software terpisah.

9. Memudahkan Kepatuhan Pajak

Accounting software dapat menghitung jumlah pajak yang harus dibayar pada setiap faktur. Plus, pengguna memiliki laporan terperinci tentang jumlah pajak yang dibayarkan perusahaan selama periode waktu tertentu.

10. Meningkatkan Keamanan Data Keuangan Bisnis

Data keuangan tentu menjadi informasi rahasia sebuah bisnis dan harus sangat dilindungi sehingga tidak jatuh ke tangan yang salah. Dengan accounting software, data keuangan perusahaan lebih terjamin karena disimpan dalam cloud dan hanya orang yang telah ditentukan yang dapat mengakses data tersebut.

Tips Memilih Accounting Software untuk Bisnis Lebih Mudah

Kegiatan akuntansi dalam bisnis yang dilakukan secara manual, memang sangat baik. Namun, dari segi waktu, pemilik bisnis akan kehabisan waktu hanya untuk melakukan pencatatan dari setiap transaksi dalam buku yang berbeda.

Baca Juga: 4 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Akuntansi untuk Bisnis Anda

Dengan adanya software akuntansi offline ini, kita tetap bisa membuat catatan dari setiap transaksi dengan lebih mudah, bahkan tanpa jaringan internet sekalipun. Bagaimana tips memilih accounting software yang benar, berikut adalah beberapa tipsnya:

1. Pastikan Keamanan Data

Accounting software, sebaiknya harus memiliki tingkat keamanan yang cukup tinggi. Pasalnya, keamanan data akuntansinya tergantung pada kita sendiri, dan data tersebut akan tersimpan di komputer atau laptop yang digunakan.

Banyaklah membaca mengenai cara menggunakan dan mengoperasikan software akuntansi tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam mengolah data penting

2. Pastikan Memiliki Sistem Backup Data

Baik secara online maupun offline, setiap laporan keuangan yang kita buat dengan aplikasi akuntansi, sebaiknya memiliki sistem backup data yang baik. Temukan aplikasi akuntansi dengan fasilitas ekspor dan impor data yang keluar berupa file excel.

Dengan begitu, proses pemahaman data keuangan tersebut juga akan lebih mudah, seperti pada accurate 5.

3. Perhatikan Fitur yang Tersedia

Umumnya, accounting software maupun online yang banyak tersedia seperti sekarang, memiliki beberapa fitur yang baik dan dibutuhkan untuk mempermudah dalam membuat laporan akuntansi.

Fitur tersebut seperti perekaman jurnal voucher, pengelolaan pajak, data piutang dan utang, pembuatan faktur, memperlihatkan neraca, untung rugi, saldo, hingga pengelolaan persediaan dan pesanan pembeli. Lebih baik pilih software akuntansi yang juga memiliki fitur tambahan seperti koneksi dengan payroll, integrasi dengan sistem ERP, dan lain sebagainya.

4. Ada Dukungan Customer Support

CSO atau customer support pada setiap software akuntansi online dan offline yang Anda pilih untuk mengelola bisnis harus ada. Hal ini penting untuk bisa membantu Anda, saat terkendala dengan penggunaan software akuntansi tersebut. Pastikan CSO yang ada dapat diakses dengan mudah dan cepat.

Pastikan kembali bahwa software akuntansi yang dipilih tidak membebankan biaya tambahan untuk penambahan fitur atau untuk pemeliharaan update software yang diinginkan. Anda bisa membaca terlebih dulu mengenai keunggulan fitur dari sebuah software akuntansi offline untuk bisnis lebih mudah, sebelum memilihnya.

Baca Juga: 12 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan Terbaik 2022

Namun jika hal itu terjadi, Anda bisa beralih ke software akuntansi berbasis online untuk efisiensi bisnis Anda. Aplikasi akuntansi berbasis online biasanya memiliki fitur yang lebih lengkap dengan harga yang terjangkau, contohnya adalah Mekari Jurnal.

Mekari Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah banyak digunakan berbagai UKM dan juga banyak perusahaan besar dengan bermacam macam jenis bisnis, mulai dari retail sampai manufaktur.

Jika Anda masih merasa ragu dengan keandalan Mekari Jurnal, Anda bisa mencoba Mekari Jurnal secara gratis selama 14 hari dengan mendaftar di aplikasi HRD.

Sistem akuntansi untuk usaha terbaik ini dapat membantu pembukuan sekaligus operasional bisnis perusahaan menjadi lebih efisien. Terdapat delapan fitur utama yang ditawarkan oleh Jurnal, di antaranya:

Menariknya lagi, aplikasi akuntansi ini sudah dilengkapi dengan fitur keamanan berstandar tinggi, ISO 27001 untuk memberikan rasa aman dan nyaman bagi klien mereka. Bahkan, Jurnal juga memberikan akses bagi penggunanya untuk menghubungkan akun bank mereka dengan aplikasi ini lewat fitur Cash Link.

Demikian manfaat accounting software yang memudahkan pemilik bisnis untuk mengelola proses keuangan, menyelesaikan tugas keuangan dengan benar dan cepat. Tidak ada salahnya untuk mencoba accounting software, biarkan waktu berharga fokus pada hal strategis lainnya sehingga bisnis lebih optimal.

Hanya Untuk Anda

Inspiratif & Informatif