Kolom
Jumat, 29 April 2016 - 09:00 WIB

GAGASAN : Menafsir Ulang Hakikat Pekerja Administrasi

Redaksi Solopos.com  /  Evi Handayani  | SOLOPOS.com

SOLOPOS.COM - Andre Rahmanto (Istimewa)

Gagasan Solopos, Kamis (28/4/2016), ditulis Andre Rahmanto. Penulis adalah Komunikolog dan Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret.

Solopos.com, SOLO — Beberapa negara merayakan Hari Profesi Administrasi pada 27 April. Inisiasi perayaan dilakukan salah satu asosiasi pekerja administrasi profesional di Amerika Serikat sejak 2000 dan sekarang meluas diperingati oleh negara-negara Eropa, Afrika, Asia,  termasuk Hongkong, Singapura, dan Malaysia.

Advertisement

Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat, jumlah pekerja sekretaris dan pekerja administrasi sekitar empat juta orang pada 2010, merupakan satu di antara pekerjaan terbesar dalam perekonomian Amerika Serikat. Di Indonesia saya belum pernah mendengar ada peringatan semacam itu.

Hal ini menarik karena seolah-olah urusan administrasi lepas dari perhatian publik, padahal barangkali jumlah pekerja administrasi di sini juga tak kalah banyaknya. Sampai sekarang pemerintah masih membuka ribuan Program Studi Administrasi Perkantoran di tingkat Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) serta terdapat program diploma dan sarjana bidang sekretaris/administrasi perkantoran.

Advertisement

Hal ini menarik karena seolah-olah urusan administrasi lepas dari perhatian publik, padahal barangkali jumlah pekerja administrasi di sini juga tak kalah banyaknya. Sampai sekarang pemerintah masih membuka ribuan Program Studi Administrasi Perkantoran di tingkat Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) serta terdapat program diploma dan sarjana bidang sekretaris/administrasi perkantoran.

Yang dimaksud sebagai profesional administrasi yaitu individu yang bertanggung jawab terhadap tugas-tugas administrasi dan koordinasi informasi dalam mendukung unit-unit sebuah organisasi bisnis maupun publik. Di Indonesia sering juga disebut dengan tugas-tugas kesekretariatan atau ketatausahaan.

Pada praktiknya pekerjaan profesional administrasi begitu kompleks. Mereka melakukan pekerjaan menulis korespondensi bisnis, mengembangkan dan memelihara dokumen serta pengarsipan, menciptakan dan memelihara database, penjadwalan manajer dan eksekutif, pengelolaan peralatan kantor, bekerja dengan vendor, menjawab dan menangani panggilan telepon, membuat spreadsheet dan laporan, perencanaan dan koordinasi pertemuan serta acara, membuat pengaturan perjalanan, dan masih banyak lagi.

Advertisement

Pandangan ini melihat pekerja administrasi kantor sebagai pemberi bantuan (auxiliary process) yang disiapkan untuk mendukung pucuk pimpinan. Pada awalnya Hari Profesi Administrasi dimaksudkan untuk memberi penghargaan pada profesi sekretaris atau staf administratif saja. [Baca selanjutnya: Sepele]Sepele

Dalam konteks kekinian kiranya perlu menafsir ulang makna tersebut. Kompetensi pekerja administrasi yang mencakup kemampuan-kemampuan seperti korespondensi, kearsipan, sistem, prosedur, dan sebagainya memang sering dianggap sepele.

Pengabaian urusan prosedur surat menyurat bisa runyam akibatnya. Di ranah publik banyak pegawai negeri sipil kita sebenarnya menangani tugas-tugas administratif tersebut. Nyatanya masih sering muncul komplain tentang layanan yang kurang professional.

Advertisement

Di era serba-online sekarang urusan persuratan di tingkat kecamatan maupun desa masih dominan menggunakan cara manual daripada menggunakan e-mail. Urusan arsip di kantor-kantor masih amburadul yang mengakibatkan layanan lamban.

Kita tentu belum lupa peristiwa salah ketik pada surat undangan pelantikan Kepala Badan Intelijen Negara (BIN) dan Panglima Tentara Nasional Indonesia (TNI) yang dibuat Sekretariat Negara beberapa waktu lalu. Kesalahan ketik yang fatal terjadi pada undangan karena kepanjangan BIN ditulis sebagai Badan Intelijen Nasional, padahal yang benar adalah Badan Intelijen Negara.

Salah ketik lainnya terjadi ketika aparat Sekretariat Jenderal DPR salah menuliskan pangkat Panglima TNI Jenderal Moeldoko menjadi Marsekal. Banyak pihak mengatakan kecerobohan itu tidak bisa dianggap sepele sebab sangat mendasar dan cukup memalukan serta menurunkan kredibilitas DPR sebagai lembaga tinggi negara.

Advertisement

Yang paling menghebohkan tentu saja sikap kurang perhatian pada prosedur administrasi yang ”remeh” saat Presiden Joko Widodo beberapa kali menandatangani dokumen kebijakan pemerintah.

Kurang tertibnya prosedur administrasi mengakibatkan beberapa kali beleid kebijakan direvisi atau dibatalkan meski sudah ditandatangani. Kita bertanya: di mana dan bagaimana peran staf administrasi di lingkaran presiden?

Dalam dunia yang makin tergantung teknologi, pekerjaan administrasi juga demikian. Banyak tugas organisasi diambil alih mesin atau komputer, terutama kegiatan yang bersifat rutin, namun peranan manusia dalam proses administrasi tidak akan berkurang. Hanya sifatnya yang mungkin berubah.

Fungsi pengambilan keputusan dan banyak hal lainnya masih dan selamanya hanya dapat dijalankan oleh manusia. Fenomena salah ketik atau lemahnya pengecekan dokumen sebelum ditandatangani pemimpin seperti contoh di atas membuktikan eksistensi pekerja administrasi yang kompeten dan profesional tidak tergantikan oleh komputer. [Baca selanjutnya: Beragam]Beragam

Di masa depan pekerja yang bertanggung jawab pada urusan administrasi harus menyadari peran yang sangat beragam (multitask) termasuk mengembangkan sistem perkantoran yang senantiasa berkembang sehingga harus selalu beradaptasi dengan perubahan teknologi maupun pengetahuan baru menyangkut organisasi.

Oleh karena itu di masa depan profesi sekretaris/administrasi profesional sangat memungkinkan berkembang baik secara vertikal maupun horizontal.

Hal ini berarti menempatkan bidang ini tidak hanya berada pada posisi entry-mid level seperti pekerjaan staf untuk lulusan SMK atau diploma, tetapi bisa berkembang sampai posisi manajerial (administrative manager, corporate secretary, dan sebagainya), sekretaris daerah, hingga sekretaris negara.

Secara horizontal cakupannya dapat diperluas dengan adanya profesi administrasi pada bidang-bidang seperti pendidikan, kesehatan/medis, hukum, pemerintahan,  yang semuanya membutuhkan kompetensi profesional di bidang administrasi.

Advertisement
Advertisement
Berita Terkait
Advertisement

Hanya Untuk Anda

Inspiratif & Informatif