SOLOPOS.COM - Ilustrasi rapat (JIBI/Dok)
Harianjogja.com, JOGJA – Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) bersiap-siap meningkatkan kapasitas ruang pertemuan di lingkungan pemerintah. Ini terkait dengan larangan mengadakan rapat di hotel oleh pemerintah pusat.
Sigit Haryanta Kabiro Umum Sekretariat Daerah DIY mengatakan pihaknya sedang bersiap-siap meningkatkan kapasitas ruang pertemuan yang berada di lingkungan kantor Gubernur yakni di Kompleks Kepatihan Danurejan.
“Kebetulan kami sudah punya program [meningkatkan kapasitas ruang pertemuan]. Dengan adanya edaran itu [larangan menggelar rapat di hotel] kami jadi punya kewajiban untuk meningkatkan pelayanan,” katanya di Komplek Kepatihan Danurejan, Jumat (14/11/2014).
Saat ini, menurut dia, Pemprov memiliki 16 unit ruang rapat dengan kapasitas bervariasi, mulai dari 20 peserta sampai dengan 100 peserta. Ke depan, pihaknya akan memugar salah satu bangunan pertemuan di kawasan Komplek Kepatihan agar dapat menampung sekitar 300 peserta..
Namun demikian, dia mengakui belum dapat memastikan realisasi pembangunan ruang khusus untuk pertemuan besar tersebut. “Pelaksanaannya kapan saya belum tahu karena tergantung dari anggaran,” katanya.
Dia mengemukakan ruang rapat eksisting yang berjumlah 16 unit digunakan oleh satuan kerja perangkat daerah (SKPD) maupun berbagai instansi baik di dalam lingkungan Pemerintahan DIY maupun di luar lingkungan pemerintahan.
Menurut dia, tingkat pemakaian ruang rapat di lingkungan Pemda cukup tinggi. Sampai dengan saat ini, ujarnya, tingkat keterisian sebanyak 16 ruang rapat tersebut mencapai 80%.
Dia menyebutkan hampir setiap hari diselenggarakan rapat di ruang-ruang tersebut. Mulai saat ini sampai dengan pertengahan Desember saja, ujarnya, sudah ada 60 event yang akan menggunakan ruang-ruang rapat eksisting.
“Dengan adanya surat edaran itu tentunya frekuensi penggunaan ruangan akan semakin padat,” katanya.
Ke depan, pihaknya kami berencana mengoptimalkan penggunaan ruang rapat dengan menerapkan sistem, satu ruang rapat yang sama dapat dijadikan tempat perhelatan beberapa acara dalam satu hari.
“Sekarang rata-rata pinjam ruangan satu hari ya digunakan seharian. Nanti satu hari bisa beberapa kali acara. Konsekuensinya harus lebih tepat waktu.”
Dia mengakui selama ini Pemerintah DIY tergolong jarang menggelar rapat di hotel. Pemda, ujarnya, umumnya menggunakan ruang rapat eksisting. “Kecuali kalau rapat itu berkaitan dengan masyarakat, seperti sosialisasi, yang membutuhkan kapasitas yang besar, lebih dari 100 orang,” katanya.